Configurar calendarios y sincronizarlos
En este tutorial vas a aprender a vincular tu cuenta de calendario (Google u Outlook), crear un calendario de reservas (personal o rotativo), definir horarios, buffers y formularios personalizados, y activar enlaces automáticos de videollamadas (Google Meet o Zoom).
Con esta configuración, tu equipo comercial podrá agendar y gestionar reuniones sin esfuerzo directamente desde Ventry.
Requisitos previos
Acceso a Configuración → Perfil en Ventry.
Cuenta de Google (Gmail/Workspace) u Outlook/365 con permisos para calendarios.
(Opcional) Cuenta Zoom si preferís Zoom en lugar de Google Meet.
Logo de la empresa (recomendado para la interfaz pública del calendario).
Pasos para realizar la acción
1. Vincular cuentas
Ingresá a Configuración → Mi perfil.
Conectá tu cuenta de Google o Outlook y otorgá todos los permisos solicitados.
Luego ingresá a Configuración → Calendarios → Conectar y autorizá nuevamente la integración.
2. Crear un calendario dedicado (opcional)
En tu cuenta de Google u Outlook, creá un calendario exclusivo (por ejemplo, CRM – Closers).
Volvé a Ventry y actualizá la página para que el sistema lo reconozca.
En Calendarios → Editar, seleccioná el nuevo calendario.
Activá la sincronización bidireccional para que los eventos se reflejen en ambos sistemas.
3. Elegir el proveedor de videollamadas
Dentro del editor del calendario, verificá el campo Proveedor de reunión.
Seleccioná Google Meet o Zoom según el tipo de integración que uses.
Si no tildás Google Meet, el enlace no se generará automáticamente.
4. Crear el tipo de calendario
Ingresá a Calendarios → Configuración de calendario → Nuevo.
Elegí el tipo de calendario:
Rotación: distribuye reuniones entre varios usuarios.
Personal: agenda individual.
Otras opciones (Clases, Eventos, Servicios) según necesidad.
Asigná un nombre claro (por ejemplo, Reuniones de Ventas – Rotativo).
Seleccioná los usuarios que participarán.
Definí la URL pública que tendrá el calendario.
En Ajustes avanzados, completá:
Logo y título del calendario.
Breve descripción (podés incluir un enlace a WhatsApp si no hay disponibilidad).
Prioridad por usuario (Alta, Media o Baja) para ordenar la asignación de reuniones.
Confirmá el proveedor de reunión (Meet o Zoom).
Guardá los cambios.
5. Configurar disponibilidad y reglas
Definí los días y horarios disponibles.
Ajustá la duración de cada reunión (por ejemplo, 30 minutos).
Establecé un mínimo de 1 día de antelación para agendar nuevas reuniones.
Limitá las reservas diarias por vendedor a 3–5 para asegurar calidad.
Mantené un intervalo entre reuniones de 1 para evitar superposición.
Agregá buffers:
15 minutos antes (preparación).
20–30 minutos después (cierre y notas).
Guardá.
6. Formularios y orden de pasos
Si necesitás preguntas personalizadas, creá el formulario en Sitios → Formularios.
Luego, desde Calendarios → Configuración → Formularios y pagos, seleccioná ese formulario.
Elegí el orden de visualización:
Fecha → Formulario (estilo clásico).
Formulario → Fecha (calificación previa).
Activá la opción “Añadir invitados” si querés permitir que el cliente sume participantes.
Personalizá la página de confirmación (mensaje o redirección a URL).
Si usás anuncios o remarketing, pegá el ID del píxel de Facebook (solo el ID).
Guardá.
7. Notificaciones y asignaciones
Activá las notificaciones por correo de Google u Outlook.
Permití que Ventry asigne automáticamente el contacto al miembro del equipo que reciba la reunión.
Activá la opción “Mantener el responsable original” para evitar reasignaciones de leads.
Usá el campo de Notas adicionales para traer respuestas clave del formulario.
Guardá.
8. Personalización y publicación
Elegí el Estilo NEO (similar a Calendly) o el modo clásico.
Revisá la vista previa del calendario.
Copiá la URL pública o el código de inserción (embed) desde los tres puntos (⋯) para integrarlo en tu sitio web.
9. Visualización y control
En la vista de Calendarios, tildá el calendario que querés mostrar.
Al abrir una reunión, verificá:
El enlace automático de Meet o Zoom.
Las notas previas del formulario.
El estado de confirmación o asistencia.
Si no aparece el link de videollamada, revisá:
Que el proveedor esté correctamente seleccionado.
Que la cuenta de Google/Outlook tenga permisos activos.
Que el usuario asignado tenga su calendario correctamente sincronizado.
Recomendaciones o buenas prácticas
Creá un calendario por propósito (Descubrimiento, Demo, Onboarding, etc.).
Usá prioridades de rotación para favorecer a los closers más efectivos.
Respetá buffers reales: la calidad de una reunión depende del tiempo de preparación.
Mantené formularios breves y claros para no frenar la conversión.
Insertá el calendario en tu sitio web e integralo con tu píxel de medición.
Realizá una revisión semanal de links, asignaciones y conversiones.
