Configurar número de teléfono
En este tutorial vas a aprender a cómo configurar correctamente tu número telefónico dentro de Ventry CIC una vez adquirido.
Vas a poder activar grabaciones, definir qué miembros del equipo reciben las llamadas entrantes y configurar un mensaje pregrabado para quienes te contacten.
Requisitos previos
Haber comprado y verificado el número telefónico (ver tutorial anterior).
Haber completado la verificación de identidad y dirección solicitada por el sistema.
Contar con permisos de administrador o acceso al módulo Phone System.
Pasos para realizar la acción
1. Acceder al número adquirido
Ir al módulo Phone System dentro del menú lateral.
Seleccionar la pestaña Phone Numbers.
Localizar el número comprado y presionar en los tres puntos al costado derecho.
Seleccionar Configuración (Settings) para editarlo.
2. Configurar el responsable y la grabación de llamadas
En el campo Assign to team member, seleccionar el miembro del equipo que será responsable de ese número.
Activar la opción Record calls para grabar automáticamente todas las llamadas entrantes y salientes.
Si deseás que las llamadas sean transcritas mediante Inteligencia Artificial, activar también la opción Transcribe calls with AI.
Tené en cuenta que esta función puede generar un costo adicional.
Presionar Guardar (Save) para confirmar los cambios.
3. Configurar las llamadas entrantes y salientes
Dentro del mismo menú, ingresar a la pestaña Voice Settings.
Desplazarse hasta la sección Other Settings.
Activar las siguientes opciones:
Inbound Call: habilita que suene el teléfono únicamente del usuario asignado al contacto.
Outbound Call: garantiza la correcta salida de las llamadas realizadas desde la plataforma.
Si no se asigna un contacto específico, las llamadas entrantes sonarán a todos los miembros del equipo.
4. Subir un mensaje de voz (Voicemail)
En la misma sección de configuración, ubicar el campo Voicemail Recording.
Subir un archivo de audio en formato .mp3 o .wav con el mensaje que quieras reproducir cuando alguien llame (por ejemplo: “Gracias por comunicarte con [nombre de la empresa], en breve te atenderemos”).
Presionar Guardar (Save).
Recomendaciones y buenas prácticas
Activar siempre la grabación de llamadas para tener un registro de conversaciones importantes.
Asignar el número a un miembro del equipo específico para evitar confusiones en la atención.
Verificar periódicamente que el audio del buzón (voicemail) esté actualizado y funcione correctamente.
Si activás la transcripción con IA, monitorear los costos adicionales asociados al uso de esta función.
Comprobar que las llamadas entrantes suenen solo a los usuarios asignados para mantener orden operativo.
